El punto de partida fue una planilla compartida y correos cruzados. Cada nuevo cliente entraba con datos incompletos y el área comercial perdía horas reconstruyendo el historial antes de la primera reunión.
La decisión no fue sumar software, sino ordenar el circuito: qué pide cada área, en qué momento y con qué respaldo documental.
Qué se planteó y por qué
El proyecto surgió de una situación concreta: el alta de clientes dependía de una persona que conocía el proceso de memoria. Cuando esa persona no estaba, el trámite se detenía. La consigna fue simple, aunque incómoda: escribir el proceso tal como ocurre, no como debería ocurrir, y después corregirlo.
Se armó un portal interno donde cada cliente nuevo tiene un expediente con campos obligatorios, adjuntos y responsables asignados. Los formularios se dividieron por etapa: datos fiscales, contactos operativos, condiciones comerciales y documentación de respaldo. Nada se cierra hasta que la etapa anterior queda validada por quien corresponde.
El mayor trabajo no fue técnico. Fue acordar con las áreas qué información es realmente necesaria al inicio y qué puede esperar. Varias planillas históricas se descartaron porque duplicaban datos o pedían cosas que nadie usaba después.
Cómo quedó y qué se aprendió
El portal funciona hoy como punto único de entrada. Comercial carga el alta, legales revisa documentación, operaciones confirma contactos y facturación valida condiciones. Cada paso deja registro con fecha y responsable, lo que redujo las consultas internas por correo y los reclamos por datos faltantes.
Quedaron pendientes conocidos: la integración automática con el sistema de facturación y un panel de avance para el cliente. Se decidió no incluirlos en la primera etapa para no frenar la puesta en marcha. La lección más útil fue que un proceso ordenado vale más que una herramienta nueva, y que la resistencia inicial del equipo bajó cuando vieron que el portal les quitaba tareas repetitivas en lugar de sumarlas.
Seguir leyendo: Seasonal Booking Workflow y otros proyectos.